eForm 16 là gì? Hướng dẫn điền form chi tiết 2025: Bí quyết xin Student Pass Singapore thành công | Mạng Du Học Singapore

Hướng dẫn từng bước điền eForm 16 trên hệ thống SOLAR của ICA – Kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia 20+ năm

I. eForm 16 Là Gì? Tổng Quan Về Biểu Mẫu Student’s Pass

eForm 16 là viết tắt của “electronic Form 16” – biểu mẫu điện tử chính thức dành cho việc đăng ký Student’s Pass tại Singapore. Đây không phải là một tờ giấy đơn thuần mà là một hệ thống form trực tuyến được tích hợp trong cổng dịch vụ điện tử SOLAR (Student’s Pass On-Line Application & Registration) của Immigration & Checkpoints Authority (ICA).

Khác với nhiều quốc gia khác vẫn sử dụng biểu mẫu giấy truyền thống, Singapore đã số hóa hoàn toàn quy trình xin Student’s Pass từ nhiều năm trước. Điều này mang lại nhiều lợi ích: giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót do viết tay, và tạo sự minh bạch trong toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, đối với nhiều sinh viên lần đầu tiếp xúc, giao diện tiếng Anh và các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống SOLAR có thể gây khó khăn.

Điều quan trọng cần hiểu là eForm 16 không phải là bước đầu tiên trong quy trình. Trước khi bạn có thể truy cập và điền form này, trường học của bạn phải đăng ký thông tin sinh viên trên hệ thống SOLAR trước. Sau đó, bạn sẽ nhận được email hướng dẫn cùng với mã số đăng nhập để hoàn tất phần còn lại của đơn xin Student’s Pass.

Xem thêm: Hướng dẫn xin Student Pass Singapore online qua SOLAR

II. Ai Cần Điền eForm 16? Đối Tượng Áp Dụng

Không phải tất cả sinh viên nước ngoài đến Singapore đều cần điền eForm 16. Biểu mẫu này chỉ áp dụng cho những trường hợp cụ thể sau:

Sinh Viên Quốc Tế Theo Học Dài Hạn

Nếu bạn là công dân nước ngoài (không phải công dân Singapore hoặc Permanent Resident) và dự định theo học một khóa học toàn thời gian (full-time) tại Singapore với thời gian từ 3 tháng trở lên, bạn bắt buộc phải có Student’s Pass và do đó cần điền eForm 16. Điều này áp dụng cho tất cả các cấp học từ tiểu học, trung học, đến đại học và sau đại học.

Học Tại Các Trường Được ICA Công Nhận

Trường học của bạn phải là một trong những tổ chức giáo dục được ICA công nhận và có quyền tài trợ Student’s Pass. Điều này bao gồm:

• Các trường đại học công lập (NUS, NTU, SMU, SUTD, SIT, SUSS)
• Các polytechnic (Ngee Ann, Singapore Polytechnic, Temasek, Republic, Nanyang)
• Institute of Technical Education (ITE)
• Các trường tư thục được EduTrust chứng nhận
• Các trường quốc tế (International Schools)

Trường Hợp Không Cần eForm 16

Một số trường hợp đặc biệt không cần điền eForm 16:

• Sinh viên trao đổi ngắn hạn dưới 30 ngày (có thể dùng visa du lịch)
• Người có Dependent’s Pass hoặc Long Term Visit Pass đã được phép học tập
• Sinh viên đã có Student’s Pass và chỉ cần gia hạn (dùng form khác)

Tìm hiểu thêm: In-Principle Approval (IPA) Letter là gì?

III. Điều Kiện & Yêu Cầu Cơ Bản Trước Khi Điền Form

Xem thêm: Lý do bị từ chối Student Pass Singapore & Cách khắc phục

Trước khi bắt đầu điền eForm 16, bạn cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau. Thiếu bất kỳ yếu tố nào cũng có thể dẫn đến việc đơn bị từ chối hoặc trì hoãn.

Thư Chấp Nhận Từ Trường (Letter of Acceptance)

Đây là điều kiện tiên quyết quan trọng nhất. Bạn phải có thư chấp nhận chính thức từ một trường học được ICA công nhận tại Singapore. Thư này phải ghi rõ tên khóa học, thời gian học, ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến. Không có thư chấp nhận, trường không thể đăng ký bạn vào hệ thống SOLAR.

Hộ Chiếu Còn Hiệu Lực

Hộ chiếu của bạn phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Singapore. Tất cả thông tin trên eForm 16 phải khớp chính xác 100% với thông tin trên hộ chiếu – từ tên, ngày sinh, đến số hộ chiếu. Một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến đơn bị từ chối.

Khả Năng Tài Chính

Mặc dù không phải nộp chứng minh tài chính ngay trong eForm 16, ICA có thể yêu cầu bạn chứng minh khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí tại Singapore. Thông thường, bạn cần có ít nhất S$15,000-20,000 (khoảng 270-360 triệu VNĐ) cho mỗi năm học, tùy thuộc vào trường và chương trình.

Chứng Nhận Sức Khỏe

Đối với một số quốc gia và chương trình học, ICA yêu cầu sinh viên phải có chứng nhận khám sức khỏe và xét nghiệm HIV/AIDS. Việt Nam hiện không nằm trong danh sách bắt buộc xét nghiệm HIV, nhưng bạn vẫn cần chuẩn bị giấy khám sức khỏe tổng quát nếu được yêu cầu.

IV. Hồ Sơ & Tài Liệu Cần Chuẩn Bị Trước Khi Điền eForm 16

Để quá trình điền form diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn, bạn nên chuẩn bị sẵn tất cả các tài liệu sau đây ở dạng file điện tử (PDF hoặc JPG):

Yêu Cầu Kỹ Thuật Về File

Hệ thống SOLAR có những yêu cầu cụ thể về định dạng file:

• Định dạng chấp nhận: PDF, JPG, JPEG, PNG
• Kích thước tối đa mỗi file: 2MB
• Độ phân giải ảnh: Tối thiểu 300 DPI
• Tên file: Không dấu, không ký tự đặc biệt, chỉ dùng chữ cái và số

Từ kinh nghiệm của mình, nhiều sinh viên gặp lỗi khi upload file vì kích thước quá lớn hoặc định dạng không đúng. Hãy chuẩn bị file trước và kiểm tra kỹ để tránh phải làm lại nhiều lần.

V. Hướng Dẫn Chi Tiết Điền eForm 16 Từng Bước

Tìm hiểu thêm: Điều kiện du học Singapore 2026: Yêu cầu mới nhất từ MOM & ICA

Đây là phần quan trọng nhất của bài viết. Mình sẽ hướng dẫn bạn từng bước một cách chi tiết nhất để điền eForm 16 trên hệ thống SOLAR.

Bước 1: Nhận Thông Tin Đăng Nhập Từ Trường

Sau khi trường đăng ký thông tin của bạn vào hệ thống SOLAR, bạn sẽ nhận được email từ ICA với tiêu đề “Student’s Pass Application – Action Required”. Email này chứa:

• Mã số đăng ký (Application Number)
• Link truy cập hệ thống SOLAR
• Hướng dẫn cơ bản
• Thời hạn hoàn tất đơn (thường là 2-4 tuần)

Bước 2: Truy Cập Hệ Thống SOLAR

Click vào link trong email hoặc truy cập trực tiếp trang e-Services của ICA. Đăng nhập bằng mã số đăng ký và thông tin cá nhân (ngày sinh, số hộ chiếu) mà trường đã đăng ký cho bạn.

Bước 3: Điền Thông Tin Cá Nhân (Personal Particulars)

Phần này yêu cầu thông tin cơ bản về bạn:

• Full Name: Họ tên đầy đủ như trên hộ chiếu (chữ in hoa)
• Date of Birth: Ngày sinh (định dạng DD/MM/YYYY)
• Gender: Giới tính
• Nationality: Quốc tịch (chọn Vietnam)
• Passport Number: Số hộ chiếu
• Passport Issue Date & Expiry Date: Ngày cấp và ngày hết hạn hộ chiếu
• Place of Birth: Nơi sinh (thành phố/tỉnh, Vietnam)

Lưu ý quan trọng: Tất cả thông tin phải khớp chính xác 100% với hộ chiếu. Nếu tên trên hộ chiếu là “NGUYEN VAN A”, bạn phải ghi đúng như vậy, không được viết “Nguyen Van A” hay “Nguyễn Văn A”.

Bước 4: Thông Tin Liên Hệ (Contact Information)

Điền thông tin liên hệ của bạn:

• Email Address: Email thường xuyên kiểm tra (ICA sẽ gửi thông báo qua email này)
• Mobile Number: Số điện thoại di động (định dạng quốc tế: +84 xxx xxx xxx)
• Home Address: Địa chỉ thường trú tại Việt Nam (bằng tiếng Anh)

Bước 5: Thông Tin Khóa Học (Course Details)

Phần này thường đã được trường điền sẵn, bạn chỉ cần kiểm tra:

• Tên trường (Institution Name)
• Tên khóa học (Course Name)
• Ngày bắt đầu và kết thúc khóa học
• Loại khóa học (Full-time/Part-time)

Nếu phát hiện sai sót, liên hệ ngay với trường để chỉnh sửa trước khi nộp đơn.

Bước 6: Địa Chỉ Tại Singapore (Local Address)

Đây là địa chỉ bạn sẽ ở tại Singapore trong thời gian học:

• Nếu ở ký túc xá trường: Điền địa chỉ ký túc xá (trường sẽ cung cấp)
• Nếu thuê nhà ngoài: Điền địa chỉ chính xác của nơi thuê
• Nếu chưa có địa chỉ cố định: Có thể điền địa chỉ tạm thời, nhưng phải cập nhật sau khi đến Singapore

Bước 7: Thông Tin Người Liên Hệ Khẩn Cấp (Emergency Contact)

Điền thông tin người thân hoặc bạn bè có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp:

• Họ tên đầy đủ
• Mối quan hệ với bạn (cha, mẹ, anh/chị/em…)
• Số điện thoại
• Địa chỉ

Bước 8: Upload Tài Liệu (Document Upload)

Upload các file đã chuẩn bị theo hướng dẫn:

• Ảnh chân dung (passport-sized photo)
• Bản scan hộ chiếu
• Các tài liệu bổ sung nếu được yêu cầu

Sau khi upload, hệ thống sẽ hiển thị preview. Kiểm tra kỹ xem ảnh có rõ nét, đúng định dạng không.

Bước 9: Xác Nhận & Tuyên Bố (Declaration)

Đọc kỹ các điều khoản và tuyên bố, sau đó tick vào ô xác nhận. Các tuyên bố thường bao gồm:

• Tất cả thông tin cung cấp là chính xác và trung thực
• Bạn hiểu và đồng ý tuân thủ các quy định của ICA
• Bạn cam kết không làm việc bất hợp pháp tại Singapore

Bước 10: Thanh Toán Phí (Payment)

Phí xử lý Student’s Pass hiện tại là S$30 (khoảng 540,000 VNĐ). Bạn có thể thanh toán bằng:

• Thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế (Visa, Mastercard)
• Chuyển khoản ngân hàng (nếu hệ thống hỗ trợ)

Sau khi thanh toán thành công, lưu lại biên lai và mã giao dịch.

Bước 11: Nộp Đơn (Submit Application)

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin lần cuối trước khi nhấn nút “Submit”. Sau khi nộp, bạn không thể chỉnh sửa thông tin trừ khi ICA yêu cầu bổ sung.

Hệ thống sẽ gửi email xác nhận đơn đã được nộp thành công. Email này chứa mã số đơn (Application Reference Number) – hãy lưu lại để tra cứu tiến độ.

Tham khảo: Thời gian xét Student Pass Singapore bao lâu?

VI. Thời Gian Xét Duyệt & Quy Trình Sau Khi Nộp

Sau khi nộp eForm 16, bạn cần biết những gì sẽ xảy ra tiếp theo và cần chuẩn bị gì.

Thời Gian Xử Lý Trung Bình

Theo thông tin chính thức từ Immigration & Checkpoints Authority, thời gian xử lý đơn Student’s Pass thường là:

• Trường hợp thông thường: 2-4 tuần
• Trường hợp phức tạp: 4-8 tuần (nếu cần xác minh thêm)
• Mùa cao điểm: Có thể kéo dài hơn (tháng 6-8 và tháng 12-1)

Nhận In-Principle Approval (IPA) Letter

Nếu đơn được chấp thuận, bạn sẽ nhận email thông báo và có thể tải IPA Letter từ hệ thống SOLAR. IPA Letter là giấy chấp thuận sơ bộ, cho phép bạn:

• Xin visa nhập cảnh Singapore (nếu cần)
• Đặt vé máy bay
• Chuẩn bị nhập cảnh để hoàn tất thủ tục nhận Student’s Pass

Lưu ý quan trọng: IPA Letter KHÔNG phải là Student’s Pass. Bạn phải đến Singapore trong thời hạn ghi trên IPA (thường là 1-2 tháng) để hoàn tất thủ tục và nhận thẻ Student’s Pass chính thức.

Thủ Tục Khi Đến Singapore

Khi đến Singapore với IPA Letter, bạn cần:

1. Xuất trình IPA Letter tại cửa khẩu nhập cảnh
2. Liên hệ với trường để được hướng dẫn đến ICA Building
3. Mang theo hộ chiếu, IPA Letter, ảnh, và các giấy tờ gốc
4. Hoàn tất thủ tục tại ICA: chụp ảnh, lấy dấu vân tay, ký tên
5. Nhận thẻ Student’s Pass (thường trong ngày hoặc 1-2 ngày sau)

VII. Chi Phí Liên Quan Đến eForm 16 & Student’s Pass

Để chuẩn bị ngân sách đầy đủ, bạn cần biết tất cả các khoản chi phí liên quan:

Tổng chi phí ước tính: Khoảng S$140-190 (2,5-3,4 triệu VNĐ) cho toàn bộ quy trình xin Student’s Pass, chưa bao gồm chi phí vé máy bay và các chi phí cá nhân khác.

VIII. Lý Do Bị Từ Chối & Cách Khắc Phục

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm sinh viên, mình tổng hợp những lý do phổ biến khiến đơn eForm 16 bị từ chối và cách khắ
c phục:

Cách Khắc Phục Khi Bị Từ Chối

IX. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

X. Checklist Tổng Hợp – In Ra Và Đánh Dấu

XI. Lời Khuyên Từ Chuyên Gia