Hướng dẫn xin Student Pass Singapore online qua SOLAR 2025: Quy trình chi tiết từ A-Z cho sinh viên Việt Nam

Cẩm nang đầy đủ nhất về cách nộp đơn Student Pass qua hệ thống SOLAR+ của ICA, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận digital STP

I. Student Pass Singapore là gì và tại sao bắt buộc?

Student Pass (viết tắt STP) là loại giấy phép lưu trú do Immigration & Checkpoints Authority (ICA) Singapore cấp cho sinh viên quốc tế theo học các khóa học toàn thời gian tại các trường được công nhận. Đây không phải là visa du lịch hay visa ngắn hạn, mà là giấy phép dài hạn cho phép bạn sinh sống và học tập hợp pháp tại Singapore trong suốt thời gian khóa học.

Theo quy định của ICA, bất kỳ sinh viên nào không phải công dân Singapore hoặc thường trú nhân (PR) đều phải có Student Pass nếu theo học các chương trình toàn thời gian tại các trường thuộc danh sách được Committee for Private Education (CPE) công nhận. Điều này áp dụng cho tất cả các bậc học từ trung học phổ thông, cao đẳng, đại học đến sau đại học.

Hệ thống SOLAR+ (Student’s Pass Online Application and Registration) là nền tảng trực tuyến chính thức mà ICA triển khai từ năm 2003 và nâng cấp lên phiên bản SOLAR+ vào năm 2023. Đây là kênh duy nhất để nộp đơn xin Student Pass, thay thế hoàn toàn quy trình nộp hồ sơ giấy trước đây. Điểm đặc biệt của SOLAR+ là tích hợp với Singpass và FileSG, cho phép sinh viên nhận Student Pass dưới dạng kỹ thuật số thay vì thẻ vật lý.

Từ năm 2025, ICA đã bổ sung thêm yêu cầu bắt buộc về bảo hiểm y tế cho tất cả sinh viên quốc tế, nhằm đảm bảo sinh viên có khả năng chi trả chi phí y tế trong trường hợp khẩn cấp. Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất trong quy trình xin Student Pass hiện nay.

II. Ai cần xin Student Pass và các trường hợp ngoại lệ

Theo quy định của ICA, tất cả sinh viên quốc tế từ Việt Nam và các quốc gia khác cần xin Student Pass nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Nhóm bắt buộc phải có Student Pass:

• Sinh viên theo học toàn thời gian (full-time) tại các trường đại học công lập như National University of Singapore (NUS), Nanyang Technological University (NTU), Singapore Management University (SMU)
• Sinh viên các trường tư thục được CPE công nhận như James Cook University (JCU), PSB Academy, Kaplan Singapore
• Học sinh trung học phổ thông quốc tế theo học tại các trường như Anglo-Chinese School, Raffles Institution
• Sinh viên các chương trình sau đại học (Master, PhD) toàn thời gian
• Học viên các khóa đào tạo nghề dài hạn tại các viện kỹ thuật (polytechnic)

Các trường hợp không cần Student Pass:

• Công dân Singapore và thường trú nhân (PR)
• Sinh viên theo học các khóa học ngắn hạn dưới 30 ngày với visa du lịch
• Sinh viên trao đổi ngắn hạn đã có Training Work Permit hoặc Training Employment Pass
• Con em của người nước ngoài đang làm việc tại Singapore và đã có Dependant’s Pass

Đặc biệt, từ năm 2024, ICA đã thắt chặt quy định về việc chuyển đổi từ các loại visa khác sang Student Pass. Nếu bạn đang ở Singapore với visa du lịch hoặc social visit pass, bạn cần xuất cảnh và nộp đơn Student Pass từ nước ngoài, không thể chuyển đổi trực tiếp tại Singapore.

III. Điều kiện và yêu cầu để xin Student Pass qua SOLAR+

Để nộp đơn xin Student Pass thành công qua hệ thống SOLAR+, bạn cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây. ICA rất nghiêm ngặt trong việc kiểm tra hồ sơ, vì vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng.

1. Điều kiện về trường học

Trường bạn đăng ký phải nằm trong danh sách các trường được CPE (Committee for Private Education) công nhận hoặc là các trường đại học công lập. Trường sẽ là đơn vị khởi tạo đơn xin Student Pass cho bạn trên hệ thống SOLAR+ và cung cấp cho bạn SOLAR+ Registration Number – đây là mã số bắt buộc để bạn có thể tiếp tục quy trình nộp đơn.

Các trường uy tín như NUS, NTU, JCU Singapore đều có bộ phận hỗ trợ sinh viên quốc tế chuyên nghiệp, họ sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình và thời gian cần thiết. Thông thường, sau khi bạn nhận được thư chấp nhận nhập học (Letter of Acceptance), trường sẽ mất khoảng 1-2 tuần để tạo SOLAR+ number cho bạn.

2. Điều kiện về tài chính

Đây là một trong những yêu cầu quan trọng nhất mà ICA đặc biệt chú ý. Bạn cần chứng minh khả năng tài chính đủ để chi trả học phí và sinh hoạt phí trong suốt thời gian học tập tại Singapore. Cụ thể:

• Sao kê ngân hàng (bank statement) của bản thân hoặc người bảo lãnh trong 6 tháng gần nhất
• Số dư tài khoản khuyến nghị tối thiểu 24,000 SGD (khoảng 430 triệu VNĐ) cho một năm học
• Giấy xác nhận thu nhập của cha mẹ hoặc người bảo lãnh (nếu có)
• Giấy tờ chứng minh tài sản khác như sổ đỏ, giấy tờ xe (nếu cần bổ sung)

Từ kinh nghiệm của tôi, nhiều sinh viên Việt Nam bị từ chối vì không chuẩn bị đầy đủ chứng minh tài chính. ICA muốn đảm bảo rằng bạn không phải làm việc bất hợp pháp để trang trải chi phí, vì vậy hãy chuẩn bị hồ sơ tài chính thật chắc chắn.

3. Điều kiện về sức khỏe

Đối với các khóa học có thời gian từ 6 tháng trở lên, bạn bắt buộc phải có báo cáo khám sức khỏe (medical examination report) từ bác sĩ được ICA công nhận. Báo cáo này phải bao gồm:

• Khám tổng quát toàn diện
• Xét nghiệm HIV/AIDS
• Chụp X-quang phổi (để kiểm tra lao)
• Xét nghiệm các bệnh truyền nhiễm khác

Bạn có thể thực hiện khám sức khỏe tại các phòng khám được ICA chỉ định tại Việt Nam hoặc tại Singapore. Chi phí khám thường dao động từ 50-100 SGD tùy theo phòng khám.

4. Điều kiện về bảo hiểm y tế (mới từ 2025)

Đây là yêu cầu mới nhất và bắt buộc từ năm 2025. Tất cả sinh viên quốc tế phải có bảo hiểm y tế với mức bảo hiểm tối thiểu theo quy định của ICA. Bảo hiểm phải:

• Có hiệu lực trong suốt thời gian học tập
• Bao phủ các chi phí y tế cơ bản và khẩn cấp
• Được mua từ các công ty bảo hiểm được ICA công nhận

Chi phí bảo hiểm y tế thường dao động từ 200-500 SGD mỗi năm tùy theo gói bảo hiểm. Nhiều trường đã có gói bảo hiểm nhóm cho sinh viên với giá ưu đãi, bạn nên hỏi trường về điều này.

5. Điều kiện về hộ chiếu

Hộ chiếu của bạn phải còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh Singapore. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, hãy làm mới trước khi nộp đơn để tránh phải cập nhật thông tin sau này, gây mất thời gian.

IV. Hồ sơ cần chuẩn bị cho đơn xin Student Pass

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến sự thành công của đơn xin Student Pass. Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ bạn cần chuẩn bị:

Hồ sơ bắt buộc

Hồ sơ bổ sung (nếu có)

• Giấy khai sinh (Birth Certificate) – bản dịch tiếng Anh công chứng
• Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ (nếu ICA yêu cầu)
• Bằng cấp trước đó (nếu có)
• Chứng chỉ tiếng Anh (IELTS/TOEFL) – nếu trường yêu cầu
• Hồ sơ xin học bổng (nếu có nhận học bổng)

Một lưu ý quan trọng từ kinh nghiệm của tôi: Hãy chuẩn bị tất cả tài liệu dưới dạng file điện tử với chất lượng cao ngay từ đầu. Nhiều sinh viên phải nộp lại hồ sơ vì file scan không rõ nét hoặc không đúng format, gây mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt.

V. Hướng dẫn chi tiết xin Student Pass qua hệ thống SOLAR+

Quy trình xin Student Pass qua SOLAR+ được chia thành các bước rõ ràng. Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước một cách chi tiết nhất để bạn có thể tự hoàn thành mà không gặp khó khăn.

Bước 1: Nhận SOLAR+ Registration Number từ trường

Sau khi bạn nhận được thư chấp nhận nhập học (Letter of Acceptance) từ trường, bộ phận hỗ trợ sinh viên quốc tế của trường sẽ khởi tạo đơn xin Student Pass cho bạn trên hệ thống SOLAR+. Quá trình này thường mất 1-2 tuần làm việc.

Trường sẽ gửi cho bạn qua email:

• SOLAR+ Registration Number (mã số đơn, thường có format như STP-XXXX-XXXXX)
• Hướng dẫn chi tiết về các bước tiếp theo
• Danh sách tài liệu cần chuẩn bị
• Thông tin liên hệ của bộ phận hỗ trợ nếu bạn cần trợ giúp

Lưu ý: Không thể tự tạo SOLAR+ number, bạn phải nhận từ trường. Đây là cơ chế bảo mật của ICA để đảm bảo chỉ sinh viên được trường chấp nhận mới có thể nộp đơn.

Bước 2: Truy cập hệ thống SOLAR+

Truy cập trang web chính thức của SOLAR+ tại địa chỉ: https://eservices.ica.gov.sg/ipsolarplus

Trên trang chủ, bạn sẽ thấy hai lựa chọn:

• Private Education Institution (PEI) – Dành cho sinh viên các trường tư thục
• Foreign Student – Dành cho sinh viên các trường công lập (IHL)

Chọn đúng loại trường của bạn, sau đó nhấn “Continue”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập SOLAR+ Registration Number mà trường đã cung cấp.

Bước 3: Tạo tài khoản và đăng nhập

Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng SOLAR+, bạn cần tạo tài khoản bằng cách:

• Nhập địa chỉ email hợp lệ (khuyến nghị dùng email cá nhân, không dùng email trường)
• Tạo mật khẩu mạnh (ít nhất 8 ký tự, có chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt)
• Xác thực email qua link được gửi đến hộp thư

Sau khi xác thực email, đăng nhập vào hệ thống với tài khoản vừa tạo. Hệ thống sẽ tự động liên kết tài khoản của bạn với SOLAR+ number mà bạn đã nhập.

Bước 4: Điền Form 16 (Student’s Pass Application Form)

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình. Form 16 bao gồm nhiều phần, bạn cần điền chính xác và đầy đủ:

Phần A: Thông tin cá nhân

• Họ tên đầy đủ (theo hộ chiếu)
• Ngày tháng năm sinh
• Giới tính
• Quốc tịch
• Số hộ chiếu và ngày hết hạn
• Địa chỉ thường trú tại Việt Nam
• Số điện thoại liên lạc
• Địa chỉ email

Phần B: Thông tin gia đình

• Thông tin cha mẹ: Họ tên, ngày sinh, nghề nghiệp, thu nhập
• Thông tin anh chị em (nếu có)
• Tình trạng hôn nhân (đối với sinh viên trên 21 tuổi)

Phần C: Thông tin học vấn

• Trường THPT đã tốt nghiệp
• Bằng cấp cao nhất hiện có
• Điểm số/GPA
• Chứng chỉ tiếng Anh (nếu có)

Phần D: Thông tin khóa học tại Singapore

• Tên trường
• Tên chương trình học
• Thời gian bắt đầu và kết thúc khóa học
• Học phí
• Nguồn tài chính (tự túc, học bổng, gia đình bảo lãnh)

Phần E: Địa chỉ lưu trú tại Singapore

• Địa chỉ ký túc xá hoặc nơi ở dự kiến
• Số điện thoại liên lạc tại Singapore

Lưu ý quan trọng: Mọi thông tin phải khớp chính xác với các tài liệu bạn tải lên. Bất kỳ sự không khớp nào cũng có thể dẫn đến từ chối đơn.

Bước 5: Điền eForm V36 (Declaration Form)

eForm V36 là bản cam kết và khai báo của bạn về:

• Tất cả thông tin cung cấp là chính xác và trung thực
• Bạn hiểu và đồng ý tuân thủ các điều khoản của Student Pass
• Bạn không có tiền án tiền sự
• Bạn không bị từ chối visa/nhập cảnh bởi bất kỳ quốc gia nào trước đó
• Bạn cam kết không làm việc bất hợp pháp tại Singapore

Đọc kỹ từng điều khoản trước khi tích chọn đồng ý. Việc khai báo sai sự thật có thể dẫn đến hủy bỏ Student Pass và cấm nhập cảnh Singapore.

Bước 6: Tải lên tài liệu

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn tải lên tất cả các tài liệu đã chuẩn bị. Mỗi loại tài liệu có mục riêng, hãy đảm bảo tải đúng file vào đúng mục:

Bước 7: Thanh toán phí xử lý

Sau khi hoàn tất điền form và tải tài liệu, bạn cần thanh toán phí xử lý Student Pass:

• Phí xử lý: SGD 30 (không hoàn lại)
• Phương thức thanh toán: Thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế (Visa, Mastercard, American Express)
• Lưu ý: Phí này chỉ để xử lý đơn, không đảm bảo visa được chấp thuận

Sau khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ gửi email xác nhận với mã số đơn (Application Number). Lưu giữ email này cẩn thận để theo dõi tiến trình.

Bước 8: Theo dõi tiến trình đơn

Bạn có thể kiểm tra tình trạng đơn bất cứ lúc nào thông qua SOLAR+:

1. Đăng nhập vào tài khoản SOLAR+
2. Vào mục “My Applications”
3. Xem trạng thái hiện tại của đơn

Các trạng thái có thể gặp:

• Submitted: Đơn đã được nộp, đang chờ xử lý
• Under Review: ICA đang xem xét đơn của bạn
• Additional Documents Required: Cần bổ sung thêm tài liệu
• Approved: Đơn được chấp thuận
• Rejected: Đơn bị từ chối

Sau Khi Đơn Được Chấp Thuận

Nhận In-Principle Approval (IPA) Letter

Khi đơn được chấp thuận, bạn sẽ nhận được IPA Letter qua email và có thể tải xuống từ SOLAR+. IPA Letter là giấy phép tạm thời cho phép bạn:

• Nhập cảnh Singapore
• Hoàn tất các thủ tục còn lại để nhận Student Pass chính thức
• Có hiệu lực trong 3 tháng kể từ ngày phát hành

Lưu ý quan trọng: IPA Letter KHÔNG phải là Student Pass chính thức. Bạn phải hoàn tất các bước sau khi đến Singapore.

Các bước sau khi đến Singapore

1. Hoàn tất Medical Examination (nếu chưa làm)

Nếu bạn chưa làm khám sức khỏe ở Việt Nam, bạn phải làm tại Singapore trong vòng 1 tháng sau khi nhập cảnh tại các phòng khám được ICA chỉ định.

2. Kích hoạt Student Pass

Trong vòng 1 tháng sau khi đến Singapore, bạn phải đến ICA Building để:

• Nộp IPA Letter
• Chụp ảnh và lấy dấu vân tay
• Nhận thẻ Student Pass chính thức

Địa chỉ ICA: 10 Kallang Road, Singapore 208718
Giờ làm việc: Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 AM – 5:00 PM (trừ ngày lễ)

3. Đăng ký địa chỉ lưu trú

Bạn phải cập nhật địa chỉ lưu trú chính thức tại Singapore trong vòng 14 ngày sau khi nhận Student Pass thông qua SOLAR+.

Thời Gian Xử Lý và Lưu Ý

Thời gian xử lý trung bình

• Trường hợp thông thường: 2-4 tuần
• Mùa cao điểm (tháng 6-8, tháng 12-1): 4-8 tuần
• Trường hợp cần xác minh thêm: Có thể lên đến 3 tháng

Các lý do thường gặp khiến đơn bị từ chối

• Tài liệu không đầy đủ hoặc không rõ ràng
• Thông tin không nhất quán giữa các tài liệu
• Không đủ chứng minh tài chính
• Hồ sơ học tập yếu
• Tiền sử vi phạm pháp luật
• Từng bị từ chối visa/nhập cảnh trước đó
• Không đáp ứng yêu cầu sức khỏe

Nếu đơn bị từ chối

Nếu không may đơn của bạn bị từ chối:

1. Đọc kỹ lý do từ chối trong thông báo
2. Tham khảo ý kiến từ trường học
3. Khắc phục các vấn đề được chỉ ra
4. Có thể nộp đơn mới sau khi khắc phục (phải nộp phí mới)

Lưu ý: Không có quy trình kháng cáo chính thức cho quyết định từ chối Student Pass.

Chi Phí Tổng Thể

*Tỷ giá tham khảo: 1 SGD = 18,000 VND (có thể thay đổi)

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Checklist Tổng Hợp