Giải đáp toàn diện về công chứng văn bằng giữa Việt Nam và Singapore
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về Điều kiện du học Singapore 2026: Yêu cầu mới nhất từ MOM & ICA.
I. Tổng quan về công chứng bằng tốt nghiệp
1.1. Công chứng là gì và tại sao cần thiết?
Công chứng là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính xác thực của một tài liệu. Đối với bằng tốt nghiệp, công chứng giúp chứng minh rằng bản sao bạn nộp là trung thực với bản gốc, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Ở Việt Nam, có hai hình thức chính: công chứng (do Văn phòng Công chứng thực hiện) và chứng thực (do UBND cấp xã/phường thực hiện). Cả hai đều có giá trị pháp lý, nhưng công chứng thường được yêu cầu cho các thủ tục quan trọng hơn như xin visa, công nhận văn bằng nước ngoài, hoặc nộp hồ sơ cho cơ quan quốc tế.
1.2. Phân biệt các loại bản sao
Khi làm việc với bằng tốt nghiệp, bạn cần hiểu rõ các loại bản sao:
- Bản chính (bản gốc): Văn bằng thật do trường cấp, thường có dập nổi, chữ ký gốc
- Bản sao thường: Photocopy đơn thuần, không có giá trị pháp lý
- Bản sao có chứng thực: Bản photocopy được UBND xã/phường xác nhận
- Bản sao công chứng: Bản photocopy được Văn phòng Công chứng xác nhận
- Bản sao có hợp pháp hóa lãnh sự: Bản sao đã qua công chứng và được Lãnh sự quán xác nhận thêm
1.3. Khi nào cần công chứng bằng tốt nghiệp?
Theo quy định tại Việt Nam, bạn cần công chứng hoặc chứng thực bằng tốt nghiệp trong các trường hợp:
Đối với thủ tục trong nước: Hầu hết các cơ quan nhà nước, trường học, doanh nghiệp yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc công chứng khi bạn nộp hồ sơ xin việc, đăng ký học tiếp, hoặc các thủ tục hành chính khác. Một số nơi chấp nhận bản chính để đối chiếu, nhưng để giữ an toàn cho bằng gốc, người ta thường nộp bản sao công chứng.
Đối với thủ tục quốc tế: Khi sử dụng bằng Việt Nam ở Singapore hoặc bằng Singapore ở Việt Nam, công chứng là bắt buộc. Bạn cần cả bản sao công chứng và bản dịch công chứng sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận.
II. Điều kiện và yêu cầu công chứng bằng tốt nghiệp
2.1. Yêu cầu chung tại Việt Nam
Để công chứng bằng tốt nghiệp tại Việt Nam, bạn cần chuẩn bị:
| Loại giấy tờ | Yêu cầu cụ thể |
|---|---|
| Bằng gốc | Mang theo để đối chiếu (không nộp lưu) |
| CMND/CCCD | Bản gốc của người yêu cầu công chứng |
| Bản photocopy | Số lượng tùy nhu cầu (thường 2-3 bản) |
| Giấy ủy quyền | Nếu nhờ người khác làm thay (có công chứng) |
2.2. Yêu cầu khi sử dụng bằng Singapore tại Việt Nam
Nếu bạn có bằng cấp do trường Singapore cấp và muốn sử dụng tại Việt Nam, quy trình phức tạp hơn:
Bước 1 – Công chứng tại Singapore: Trước tiên, bạn cần làm bản sao công chứng (notarised copy) tại Singapore. Các Notary Public hoặc Commissioner for Oaths ở Singapore có thẩm quyền thực hiện việc này. Mình thường đến các văn phòng luật sư lớn hoặc văn phòng công chứng chuyên nghiệp.
Bước 2 – Dịch thuật: Bằng và bảng điểm tiếng Anh cần được dịch sang tiếng Việt bởi dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp. Bản dịch này sau đó phải được công chứng tại Việt Nam.
Bước 3 – Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần): Một số cơ quan Việt Nam yêu cầu bằng Singapore phải qua hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này có nghĩa là sau khi công chứng ở Singapore, bạn cần đến Lãnh sự quán Việt Nam tại Singapore để xác nhận thêm. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng bắt buộc – hãy hỏi rõ cơ quan tiếp nhận.
2.3. Yêu cầu khi sử dụng bằng Việt Nam tại Singapore
Ngược lại, nếu bạn muốn dùng bằng Việt Nam để xin học hoặc xin việc tại Singapore:
Dịch sang tiếng Anh: Bằng và bảng điểm tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Anh bởi dịch vụ dịch thuật được công nhận. Bản dịch cần có công chứng tại Việt Nam.
Công chứng bản sao: Bản photocopy bằng gốc cần được công chứng tại Văn phòng Công chứng ở Việt Nam.
Hợp pháp hóa lãnh sự: Tùy yêu cầu của trường hoặc công ty Singapore, bạn có thể cần đến Lãnh sự quán Singapore tại Việt Nam (Hà Nội hoặc TP.HCM) để xác nhận thêm. Mình từng phải làm thủ tục này khi xin học thạc sĩ tại NUS, mất khoảng 5-7 ngày làm việc.
III. Quy trình công chứng từng bước
3.1. Quy trình công chứng tại Việt Nam
Dựa trên kinh nghiệm của mình và nhiều bạn du học sinh, đây là quy trình chuẩn:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Mang bằng gốc, CMND/CCCD, và số bản photocopy cần công chứng đến Văn phòng Công chứng hoặc UBND phường/xã. Nếu bạn ở Hà Nội hoặc TP.HCM, có rất nhiều văn phòng công chứng tư nhân hoạt động chuyên nghiệp, thời gian xử lý nhanh hơn UBND.
Bước 2 – Khai báo thông tin: Điền vào mẫu đơn yêu cầu công chứng, ghi rõ mục đích sử dụng. Công chứng viên sẽ kiểm tra bằng gốc và đối chiếu với bản photocopy.
Bước 3 – Thanh toán phí: Phí công chứng bản sao từ bản chính thường dao động 20.000-50.000 VND/bản tùy địa phương. Ở các thành phố lớn, văn phòng công chứng tư nhân có thể tính phí cao hơn (50.000-100.000 VND/bản) nhưng dịch vụ nhanh và chuyên nghiệp hơn.
Bước 4 – Nhận kết quả: Thời gian thông thường là ngay trong ngày hoặc 1-2 ngày làm việc. Bản sao sau khi công chứng sẽ có đóng dấu giáp lai, chữ ký công chứng viên và con dấu của văn phòng.
3.2. Quy trình công chứng tại Singapore
Khi mình cần công chứng bằng Singapore để nộp về Việt Nam, quy trình như sau:
Tìm Notary Public: Singapore có nhiều Notary Public, thường là luật sư có chứng chỉ hành nghề công chứng. Bạn có thể tìm danh sách trên website của Law Society of Singapore. Mình thường đến các văn phòng luật ở khu CBD như Raffles Place.
Đặt lịch hẹn: Gọi điện hoặc email trước để đặt lịch. Mang theo bằng gốc, passport/NRIC, và số bản photocopy cần công chứng.
Phí dịch vụ: Phí công chứng ở Singapore khá cao, thường từ SGD 50-150 cho mỗi tài liệu, tùy độ phức tạp và văn phòng. Một số văn phòng tính theo giờ.
Nhận bản công chứng: Notary sẽ xác nhận bản sao trung thực với bản gốc, đóng dấu và ký tên. Thời gian thường trong ngày hoặc 1-2 ngày làm việc.
3.3. Quy trình dịch thuật và công chứng bản dịch
Đây là phần nhiều bạn thường bối rối nhất:
Chọn dịch vụ dịch thuật: Tại Việt Nam, có nhiều công ty dịch thuật chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ dịch và công chứng trọn gói. Theo bảng giá tham khảo năm 2024-2025, phí dịch thuật Anh-Việt khoảng 90.000 VND/trang (300 từ), phí công chứng bản dịch khoảng 60.000 VND/bản.
Quy trình: Bạn gửi bản scan bằng và bảng điểm cho công ty dịch thuật. Họ sẽ dịch, sau đó đem bản dịch đến Văn phòng Công chứng để công chứng chữ ký của dịch giả. Thời gian hoàn thành thường 2-3 ngày làm việc.
Kiểm tra kỹ: Khi nhận bản dịch công chứng, hãy đối chiếu kỹ thông tin như tên, ngày sinh, tên trường, chuyên ngành, điểm số. Mình từng gặp trường hợp dịch sai tên trường, phải làm lại mất thêm thời gian và tiền.
IV. Hồ sơ cần chuẩn bị chi tiết
4.1. Hồ sơ công chứng bằng trong nước
Khi công chứng bằng tốt nghiệp để sử dụng trong nước, bạn cần:
- ✓ Bằng tốt nghiệp gốc (để đối chiếu)
- ✓ CMND/CCCD gốc của người yêu cầu
- ✓ Bản photocopy bằng (số lượng theo nhu cầu)
- ✓ Đơn yêu cầu công chứng (có mẫu tại văn phòng)
- ✓ Tiền phí công chứng
4.2. Hồ sơ công nhận văn bằng nước ngoài tại Việt Nam
Nếu bạn có bằng Singapore và muốn xin công nhận tại Việt Nam (để xin việc công chức, giảng viên…), hồ sơ phức tạp hơn nhiều:
| Loại giấy tờ | Yêu cầu |
|---|---|
| Bằng tốt nghiệp | Bản sao công chứng + bản dịch công chứng |
| Bảng điểm | Bản sao công chứng + bản dịch công chứng |
| Hộ chiếu | Bản sao có chứng thực |
| Minh chứng thời gian học | Giấy xác nhận từ trường (nếu có) |
| Tờ khai | Theo mẫu của Bộ GD&ĐT |
Lưu ý quan trọng: Tất cả bản sao và bản dịch đều phải có công chứng. Một số trường hợp còn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, tức là sau khi công chứng ở Singapore, bạn phải đến Lãnh sự quán Việt Nam tại Singapore xác nhận thêm.
4.3. Hồ sơ xin học/xin việc tại Singapore với bằng Việt Nam
Khi nộp hồ sơ cho trường hoặc công ty Singapore, bạn cần:
- Bằng tốt nghiệp: Bản sao công chứng + bản dịch tiếng Anh công chứng
- Bảng điểm: Bản sao công chứng + bản dịch tiếng Anh công chứng
- Hộ chiếu: Bản photocopy trang thông tin cá nhân
- Giấy xác nhận từ trường Việt Nam: Nếu trường/công ty yêu cầu verification
Mình khuyên bạn nên hỏi rõ bên nhận về yêu cầu cụ thể. Một số trường Singapore chấp nhận bản scan màu chất lượng cao, nhưng khi nhập học bạn vẫn phải nộp bản công chứng. Một số công ty lại yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự ngay từ đầu.
V. Timeline và deadline cần lưu ý
5.1. Thời gian xử lý công chứng
Dựa trên kinh nghiệm thực tế, đây là timeline bạn nên tính toán:
Công chứng tại Việt Nam:
- Văn phòng Công chứng tư nhân: Ngay trong ngày hoặc 1 ngày làm việc
- UBND phường/xã: 1-3 ngày làm việc (tùy địa phương)
- Dịch thuật + công chứng bản dịch: 2-3 ngày làm việc
Công chứng tại Singapore:
- Notary Public: Ngay trong ngày nếu đặt lịch trước
- Hợp pháp hóa lãnh sự tại Lãnh sự quán Việt Nam: 5-7 ngày làm việc
5.2. Thời gian xử lý công nhận văn bằng
Nếu bạn cần xin công nhận văn bằng nước ngoài tại Việt Nam, quy trình này mất nhiều thời gian:
| Giai đoạn | Thời gian |
|---|---|
| Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ | 1-2 tuần |
| Nộp hồ sơ và chờ tiếp nhận | 3-5 ngày làm việc |
| Thẩm định hồ sơ | 30-60 ngày làm việc |
| Nhận kết quả | 3-5 ngày sau khi có quyết định |
Tổng cộng, bạn nên dành ít nhất 2-3 tháng cho toàn bộ quy trình công nhận văn bằng. Mình từng mất gần 3 tháng để hoàn tất thủ tục công nhận bằng thạc sĩ từ NTU.
5.3. Lưu ý về deadline
Một số lưu ý quan trọng về thời gian:
Xin học: Nếu bạn xin học kỳ tháng 8, hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ từ tháng 1-2. Nhiều trường Singapore có deadline nộp hồ sơ vào tháng 3-4.
Xin visa: Sau khi được nhận vào trường, bạn cần nộp hồ sơ xin Student Pass. Thời gian xử lý thường 2-4 tuần, nhưng có thể lâu hơn trong mùa cao điểm.
Xin việc: Nếu đã có job offer, công ty thường yêu cầu bạn nộp bằng công chứng trong vòng 1-2 tuần. Hãy chuẩn bị sẵn để không bị động.
VI. Chi phí liên quan chi tiết
6.1. Bảng giá công chứng tại Việt Nam (2024-2025)
Dựa trên khảo sát thực tế và thông tin từ các dịch vụ chuyên nghiệp:
| Dịch vụ | Giá tham khảo |
|---|---|
| Công chứng bản sao (UBND) | 20.000-50.000 VND/bản |
| Công chứng bản sao (VP Công chứng) | 50.000-100.000 VND/bản |
| Dịch thuật Anh-Việt | 90.000 VND/trang (300 từ) |
| Công chứng bản dịch | 60.000 VND/bản |
| Chứng thực chữ ký dịch giả | 50.000-80.000 VND |
Lưu ý: Giá có thể khác nhau tùy địa phương và văn phòng. Ở Hà Nội và TP.HCM, giá thường cao hơn các tỉnh.
6.2. Chi phí tại Singapore
Chi phí công chứng ở Singapore cao hơn đáng kể:
- Notary Public: SGD 50-150/tài liệu (khoảng 900.000-2.700.000 VND)
- Commissioner for Oaths: SGD 30-80/tài liệu (khoảng 540.000-1.440.000 VND)
- Dịch thuật chuyên nghiệp: SGD 40-80/trang (khoảng 720.000-1.440.000 VND)
6.3. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự
Phí hợp pháp hóa lãnh sự do Lãnh sự quán quy định, thường dao động:
- Tại Lãnh sự quán Việt Nam ở Singapore: Khoảng SGD 20-50/tài liệu
- Tại Lãnh sự quán Singapore ở Việt Nam: Cần liên hệ trực tiếp để biết mức phí cụ thể
6.4. Gói dịch vụ trọn gói
Nhiều công ty dịch vụ cung cấp gói trọn gói bao gồm dịch thuật, công chứng, và hỗ trợ hồ sơ. Giá thường từ 2-5 triệu VND tùy độ phức tạp. Mình thấy gói này tiện lợi cho những bạ
n bận rộn hoặc không quen thủ tục.
💡 Mẹo tiết kiệm:
- Công chứng tại UBND phường/xã rẻ hơn văn phòng công chứng
- Nhóm nhiều tài liệu cùng lúc để được giảm giá
- So sánh giá ít nhất 2-3 địa điểm trước khi quyết định
- Kiểm tra kỹ yêu cầu để tránh phải làm lại tốn thêm chi phí
VII. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
7.1. Bằng đại học có cần công chứng không?
Có, hầu hết các trường hợp xin việc, xin học bổng, hoặc apply EP/S Pass đều yêu cầu bằng đại học được công chứng và dịch thuật công chứng sang tiếng Anh.
7.2. Công chứng có giá trị bao lâu?
Bản công chứng không có thời hạn hết hiệu lực, nhưng một số cơ quan yêu cầu bản công chứng không quá 6 tháng hoặc 1 năm. Nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi nộp.
7.3. Có thể công chứng online không?
Hiện tại, công chứng tại Việt Nam vẫn yêu cầu bạn đến trực tiếp. Tuy nhiên, một số dịch vụ hỗ trợ nhận tài liệu qua đường bưu điện, làm xong rồi gửi lại cho bạn.
7.4. Nếu tài liệu bị từ chối thì sao?
Hãy yêu cầu cơ quan Singapore giải thích rõ lý do từ chối. Thường là do:
- Thiếu dấu mộc hoặc chữ ký
- Bản dịch không chính xác
- Chưa hợp pháp hóa lãnh sự (nếu yêu cầu)
Sau khi khắc phục, bạn có thể nộp lại.
7.5. Có cần công chứng bảng điểm không?
Có, bảng điểm (transcript) cũng cần công chứng tương tự như bằng cấp, đặc biệt khi apply học bổng hoặc các chương trình đào tạo.
7.6. Apostille và công chứng khác nhau thế nào?
Apostille là hình thức hợp pháp hóa đơn giản hơn theo Công ước The Hague. Tuy nhiên, Singapore không phải thành viên của công ước này, nên vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
VIII. Kinh nghiệm thực tế từ cộng đồng
📝 Chia sẻ từ chị Minh Anh – HR Manager tại Singapore:
“Mình đã làm việc với nhiều ứng viên Việt Nam. Lời khuyên của mình là hãy chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ công chứng đầy đủ ngay từ đầu. Nhiều bạn chỉ công chứng khi có offer rồi mới phát hiện thiếu giấy tờ, phải chạy đôn chạy đáo, mất thời gian và có thể bỏ lỡ cơ hội.”
📝 Anh Tuấn – Du học sinh Singapore:
“Mình đã từng bị trường từ chối hồ sơ vì bản dịch không có chữ ký của dịch giả được công chứng. Phải làm lại mất thêm 1 tuần và gần 2 triệu. Bài học là phải đọc kỹ requirement và hỏi rõ trước khi làm.”
IX. Checklist tổng hợp
✅ Checklist hoàn chỉnh trước khi nộp hồ sơ:
- ☐ Bản gốc tài liệu đã được kiểm tra tình trạng
- ☐ Bản sao đã công chứng (số lượng đủ theo yêu cầu)
- ☐ Bản dịch tiếng Anh đã được dịch giả có chứng chỉ thực hiện
- ☐ Bản dịch đã được công chứng/chứng thực chữ ký
- ☐ Đã hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần)
- ☐ Tất cả tài liệu có đầy đủ dấu mộc, chữ ký
- ☐ Đã scan/photocopy lưu trữ cho bản thân
- ☐ Đã kiểm tra lại yêu cầu cụ thể từ cơ quan Singapore
X. Tài nguyên hữu ích
10.1. Danh bạ liên hệ quan trọng
- Lãnh sự quán Việt Nam tại Singapore: +65 6462 5938
- Bộ Ngoại giao Việt Nam: 024 3799 5000
- Ministry of Manpower (MOM) Singapore: +65 6438 5122
- Immigration & Checkpoints Authority (ICA): +65 6391 6100
10.2. Website tham khảo
- Bộ Tư pháp Việt Nam: moj.gov.vn
- Ministry of Foreign Affairs Singapore: mfa.gov.sg
- Singapore Academy of Law: sal.org.sg
⚠️ Lưu ý quan trọng cuối cùng:Quy định về công chứng và hợp pháp hóa có thể thay đổi theo thời gian. Luôn kiểm tra thông tin mới nhất từ cơ quan chính thức trước khi thực hiện thủ tục. Đừng ngại liên hệ trực tiếp với Lãnh sự quán hoặc cơ quan yêu cầu để được hướng dẫn cụ thể.
Lời Kết
Công chứng giấy tờ để sử dụng tại Singapore tuy có nhiều bước nhưng hoàn toàn không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng bài viết chi tiết này của Mạng Du Học Singapore đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện và tự tin hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ.
Hãy nhớ rằng, đầu tư thời gian và công sức vào việc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí sau này. Chúc bạn thành công trong hành trình chinh phục Singapore – đảo quốc sư tử xinh đẹp và đầy cơ hội!
Mạng Du Học Singapore luôn đồng hành cùng bạn trên mọi hành trình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại để lại bình luận bên dưới hoặc liên hệ với chúng mình. Chúc bạn may mắn! 🍀
Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy truy cập Mạng Du Học Singapore – nguồn tư vấn du học Singapore uy tín hàng đầu.
